Invloed als Ambtenaar

Gemeenteraadsverkiezingen lijken nog ver weg, maar zijn dichterbij dan je denkt
Waarom het als ambtenaar belangrijk is om je nu al voor te bereiden

Na de gemeenteraadsverkiezingen komt er een nieuw bestuur. De ambtenaren blijven, en dat is maar goed ook. Toch moet je meebewegen met de koers van het bestuur. In dit artikel lees je hoe je het bestuur optimaal kunt bijstaan als je denkt in cycli van vijf jaar.

Als ambtenaar in Nederland weet je 1 ding zeker: eenmaal per 4 jaar zijn er gemeenteraadsverkiezingen. Daarna geldt de oude, Nederlandse bureaucratische wijsheid: Politici gaan, ambtenaren blijven.

Dat is niet overal zo. Neem de VS: daar verdwijnt de top van het ambtelijk apparaat bij de wisseling van de wacht. Zo heeft Biden in zijn eerste dagen als president zijn eigen topambtenaren gekozen.

In Nederland blijven ambtenaren als politici gaan. Dat zorgt voor continuïteit. En voor behoud van kennis. En veel zaken zijn niet politiek gevoelig, en gaan daarom gewoon door zonder directe bemoeienis van een wethouder.

‘De kleur van de straatstenen is meestal niet politiek gevoelig’

Het bestuur gaat, het bestuur komt…
Als ambtenaar kun je ‘afwachten’ op wat zich aandient bij de komst van een nieuw bestuur. Alleen is afwachten lang niet altijd de beste strategie. Met een beetje pech loop je de hele bestuursperiode achter de feiten aan en ben je uitsluitend bezig met “de waan van de dag”.

Juist omdat je als ambtenaar aanblijft, kun je bij de overdracht aan een nieuw bestuur bijdragen aan continuïteit. En kun je vanuit je expertise zorgen voor goede input.
Een actieve rol levert meer op. En ik pleit ervoor om te denken in cycli van 5 jaar.

Waarom een cyclus van 5 jaar?
Er zijn elke 4 jaar gemeenteraadsverkiezingen. Waarom dan een cyclus van 5 jaar? Het denken over de nieuwe bestuursperiode begint grofweg een jaar vóór de verkiezingen. Partijen starten dan met de voorbereiding op de verkiezingen van het jaar daarop.

Vaak start de voorbereiding met een evaluatie van de lopende periode. Daarbij kijken partijen onder andere hoe hun raadsleden hebben gefunctioneerd. Want raadsleden die weinig zichtbaar zijn geweest, wil je niet opnieuw op de kieslijst zetten.

Coalitiepartijen kijken natuurlijk ook naar het functioneren van hun wethouder(s). Een wethouder die te weinig heeft geleverd wil je als partij ook niet terug.

Daarna, meestal rond de zomer voorafgaand aan de verkiezingen, schrijven partijen hun verkiezingsprogramma. Ook vindt dan de kandidaatstelling plaats. In het najaar publiceren ze vervolgens hun verkiezingsprogramma en de kandidatenlijst. Vanaf januari start dan de campagne.

Gebruik juist als ambtenaar deze periode om terug te kijken op wat er is bereikt in de afgelopen jaren. En richt daarna de blik voorwaarts: wat zijn de komende jaren de belangrijke ontwikkelingen op ‘jouw’ beleidsterrein?

Verkoop je idee
Als je de ontwikkelingen voor de komende jaren in beeld hebt, is de volgende stap om daar ruchtbaarheid aan te geven.

De basis is dat je ervoor zorgt dat het onderwerp wordt benoemd in stukken als de kadernota (perspectiefnota, etc.) en de begroting.

Daarnaast zijn er nog veel andere mogelijkheden. Bijv. themabijeenkomsten met samenwerkingspartners en/of inwoners. Maar ook kun je denken aan (interne) opleidingen, informatieve raadsbijeenkomsten, masterclasses, etc.

Het doel van dergelijke bijeenkomsten is altijd gelijk. Mensen laten nadenken en meepraten over de belangrijke ontwikkelingen. Zodat ze ervan doordrongen zijn dat actie nodig is.

Nodig (zo mogelijk) raadsleden uit en zorg voor aandacht in de media (o.a. sociale media). Dit vergroot de kans dat een onderwerp wordt (h)erkend en opgepakt en bijvoorbeeld in verkiezingsprogramma’s terecht komt.

Stel overdrachtsdossiers samen
In het najaar leg je de uitkomsten van je verkenningen vast in overdrachtsdossiers voor het nieuwe bestuur. Daarin beschrijf je de stand van zaken van doorlopende dossiers en de te verwachten ontwikkelingen.

De partijen die na de verkiezingen moeten onderhandelen, kunnen gebruikmaken van deze ambtelijke inzichten en perspectieven.

Mogelijkheden op de plank voor het nieuwe bestuur
In de maanden voor de verkiezingen maak je een aantal factsheets van concrete projecten die op korte termijn kunnen worden uitgevoerd. Breed, schetsmatig, en niet te uitgebreid. Of je ze kunt gebruiken, hangt af van de prioriteiten van het nieuwe bestuur. Maar zorg dat je concrete mogelijkheden ‘op de plank hebt liggen’.

Bepaal je hiermee de agenda voor een nieuw college? Nee.
Als ambtenaar ondersteun je de politiek in het maken van keuzes. Je stelt dossiers samen, maar het staat de onderhandelende partijen en het nieuwe bestuur vrij om jouw input naast zich neer te leggen.

Het eerste jaar na de verkiezingen
Bij de principiële keuzes die de partijen maken tijdens de coalitieonderhandelingen, is de ambtelijke invloed (veelal) beperkt. Wel komt het steeds vaker voor dat onderhandelende partijen ambtelijke input ophalen tijdens het proces. Denk aan thema-tafels of een externe check bij partners of inwoners. Dat alles maakt het belang van een goede voorbereiding alleen maar groter.

Na een paar weken (tot een paar maanden) van onderhandelen is het feest: er is een nieuw college. De nieuwe ploeg heeft er zin in en staat te popelen om aan het werk te gaan.

Nu breken drukke weken aan. De nieuwe periode gaat beginnen. Ben je er klaar voor?

Allereerst maak je kennis met de nieuwe wethouder Daarbij zijn twee elementen van belang:

• Je moet een werkrelatie opbouwen. Met wat voor type bestuurder heb je te maken? Hoe ziet zij of hij de samenwerking? Wat verwacht zij of hij van jou?
• Een eerste inhoudelijke scan van het coalitieakkoord: wat zijn de urgente onderwerpen?

Hopelijk heeft je voorwerk resultaat gehad en hebben de partijen gebruik gemaakt van informatie uit de overdrachtsdossiers. Samen met de nieuwe portefeuillehouder maak je een plan van aanpak voor de meest urgente onderwerpen: op welke onderwerpen wil de nieuwe bestuurder zijn of haar stempel zetten?

Zaaien en profileren in het eerste jaar
Je komt met nieuw beleid. Je bereidt nieuwe projecten en programma’s voor. Daarnaast zorg je dat de nieuwe bestuurder zich met name in dat eerste jaar ook kan profileren.

Hoe doe je dat? Let op laaghangend fruit, zoals korte snelle projecten of acties die duidelijk maken dat het nieuwe bestuur de zaak serieus oppakt. Daarbij komen de projecten van pas die op de plank lagen. Soms is een inspiratiebijeenkomst, mediamoment, of gesprekken met stakeholders al voldoende.

Het eerste jaar wordt afgesloten met besluitvorming over het nieuwe beleid, het belangrijke programma en/of de concrete projecten.

Uitvoeren in het tweede en derde jaar
Het tweede en derde jaar na de verkiezingen zijn de periode van ‘aan de bak’, van doorwerken. Het is de periode van implementatie van het beleid en uitvoering van de projecten.

Het draait nu om resultaten die de bestuurder moet kunnen laten zien aan de raad en zijn achterban. Als de resultaten uitblijven, krijgen bestuurders het vaak lastig. De raad zit hen dan op de huid. Ook voor ambtenaren levert dit onrust op. Er komen telkens nieuwe vragen. Beleid komt dan niet van de grond.

Het coalitieakkoord verdwijnt vaak wat meer naar de achtergrond in deze periode. Bestuurders kijken om zich heen of er nog nieuwe onderwerpen moeten worden opgepakt. Dit vraagt om alertheid van de ambtenaren.

Als je niet uitkijkt ‘sneeuw’ je onder in de waan van de dag. Maak daarom bij je wethouder duidelijk wat de consequentie van een keuze voor een nieuwe actie is. Dit kan bijv. leiden tot vertraging of afstel van lopende projecten of programma’s.

Anticiperen en successen tonen in het vierde jaar
Het jaar voor de verkiezingen heeft een tweeledig karakter. Aan de ene kant anticipeer je als ambtenaar op wat komen gaat. Voor de bestuurder is dit het laatste jaar; voor jou is dit het eerste jaar van de nieuwe vijf-jarencyclus.

Tegelijk blijf je loyaal aan je huidige bestuurder. Je brengt de resultaten in beeld en laat de successen zien. Want die bepalen of kiezers het bestuur trouw blijven of overstappen naar een andere partij.

Soms merk je dat lopende zaken niet meer kunnen worden afgerond. Dat er geen politiek draagvlak is om tot besluitvorming te komen. In jargon ga je een dossier dan ‘over de verkiezingen heen tillen”.

Op sommige onderwerpen komt juist nog druk te staan. Bestuurders willen een onderwerp dan graag nog voor de verkiezingen afronden: ‘scoren’.

Winterslaap dossiers
Maak aan het begin van dit jaar samen met je bestuurder een overzicht van:

• Snelle resultaten (scoren voor de verkiezingen)
• Winterslaap-dossiers (de dossiers die worden uitgesteld tot na de verkiezingen)
• Lange termijn perspectief

Met de laatste twee maak je de aansluiting bij het begin en is de cirkel weer rond. Dit zijn immers de onderwerpen waar een nieuw college mee aan het werk gaat.

Conclusie: de vierde macht borgt de kennis
Je positie als ambtenaar geeft je invloed. In Nederland worden de ambtenaren vaak de vierde macht genoemd. De vierde macht is geen zelfstandige macht, maar wordt uitgevoerd in verbinding met het bestuur. Je bent loyaal aan het bestuur, of dat nu het vertrekkende bestuur is of het nieuwe bestuur. In die loyaliteit zit volgens mij de kracht van ons systeem. Let wel: dat is iets anders dan blinde gehoorzaamheid. Het gaat om de kennis die door de continuïteit van het zittende ambtenarenapparaat wordt geborgd. En daardoor hoeft in ons politieke systeem het nieuwe bestuur niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden.

Wilco van Egmond
Ida Strating